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[Welches ist das beste] Dokumentenmanagement?

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    [Welches ist das beste] Dokumentenmanagement?

    Ich möchte heute mal das Thema Dokumentenmanagement ansprechen. Ich bin auf der Suche nach einem vernünftigen System mit dem ich meine Dateien, Dokumente und Mails vernünftig ordnen und insbesondere nach beliebigen Kriterien z.B. Projektnummer, Kunden usw. in Ordnern zusammenfassen kann. Und natürlich will ich über Suchbegriffe auch die Unterlagen wieder finden.

    Es gibt ja dafür beeist verschiedene Ansätze, so sind z.B. die intelligenten Ordner wie man sie seit 10.6 anlegen kann schon eine Möglichkeit, die allerdings im Moment noch scheitert will man z.B. Mails nach ihrem Betreff oder nach einem Suchbegriff einbinden.

    Eine andere Lösung ist Devonthink. Ein mächtiges Programmsystem, allerdings auch nicht völlig unumstritten, da die Dokumente in Datenbanken eingebunden und so von ihrem ursprünglichen Ablageort wegbewegt werden.

    Als einfachere Lösung gegenwärtig am Markt ist "Doo". Ist eigentlich recht pfiffig gemacht, allerdings manchmal in seinen Funktionen etwas schwer nachzuvollziehen.

    Da wäre dann auch noch Evernote was vielleicht aber eher zur Archivierung von Notizen und Informationen und vielleicht weniger für Dateien die man evtl. wieder weiterbearbeiten will geeignet.

    Und es gibt bestimmt auch noch andere Systeme die ich hier nicht genannt habe bzw. die ich noch nicht kenne.

    Wie auch immer. Ich möchte hier versuchen zu diesem Thema eine Diskussion anzuregen, in der vor allem die Möglichkeiten, die Vor- und Nachteile der einzelnen Programme und Konzepte diskutiert werden sollte, damit die interessierten Teilnehmer für sich die jeweils beste Lösung heraussuchen können.

    Meine Bitte wäre zunächst einmal zusammenzutragen welche Programme und Möglichkeiten für das Dokumentenmanagement gibt es für Max OS X (evtl. auch mit Einbindung von iOS 7 Geräten), und dann was kennzeichnet die einzelnen Lösungen wo liegen ihre Stärken und Schwächen und wie sind die persönlichen Erfahrungen der bisherigen Anwender.

    Mir selbst schwebt eine Lösung vor, die mir die alte "Papierakte" in der alle Schriftstücke, Notizen, Unterlagen und was zu einem Vorgang eben sonst noch so anfällt, in digitaler Form zurückbringt, vor allem die ich mir nach unterschiedlichsten Kriterien beliebig zusammenstellen kann, und bei Bedarf diese dann auf mein iPad oder wie auch immer heruterladen kann um in ein Meeting zu gehen und wie früher bei der "Papierakte" alle Dokumente und Informationen sofort griffbereit zu haben.

    Ich hoffe sehr, wir bekommen hier eine interessante Diskussion aus der wir alle dann für uns selbst möglichst viel Honig saugen können.



    Gruß Juergen

    #2
    gutes Thema,
    das interessiert mich auch.
    Welches Programm kann eine elektronische Akte erzeugen?

    Gruss Jens

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      #3
      Da Du Devonthink ja schon erwähnt hast: Yojimbo ist ähnlich aber eine Nummer weniger mächtig. Dort kann man seine eingegebenen Daten zur Not auch wieder exportieren.

      Ich nutze das hauptsächlich um kleine Notizen oder WebArchive irgendwo mit Tags abzulagern. Im Prinzip ist das für mich ein iTunes für Notizen. Die eigentliche Suche nutze ich aber extrem selten: frei nach Murphy ist es nämlich bei mir so, dass ich die wichtigen Dinge, die ich dort reinwerfe gerade deshalb nie wieder brauche.

      Vermutlich würde für meine Ansprüche auch das Tagging im neuen OSX ausreichen.

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        #4
        hallo afterburner, in Ansätzen ist der "intelligente Ordner" im Mac ja schon fast die Lösung als elektronische Akte. Allein der Bug, dass der Betreff von e-mails nicht mit ausgewertet wird, ist hier der Pferdefuss.

        Neben den hier schon angesprochenen Systemen Devonthink und Yojimbo, die allerdings die Dateien zumindest zum Teil in eine Datenbank bewegen wäre vielleicht noch die App Doo zu nennen. Hier kann man ganz gut schon eine Akte zusammenstellen, vor allem man kann die einzelnen Dateien sich auch als Miniaturen anzeigen lassen. Was mich bei Doo stört ist eine etwas unübersichtliche Verschlagwortung. Auf der anderen Seite was gut ist, dass Du Ordner auswählen kannst die automatisch überwacht werden und vor allem, dass Doo die Dokumente nicht bewegt sondern eben "nur" indiziert.

        Aber leider das wirklich "gelbe vom Ei" die absolut überzeugende Lösung habe ich für mich noch nicht gefunden.

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